In den vergangenen Jahren sind die Anforderungen an ein effizientes Adressmanagement exponentiell gestiegen – flächendeckend und branchenübergreifend. Nicht zuletzt für Verbände, Vereine und Non-Profit-Organisationen gilt, was auch das Gros der Wirtschaftsunternehmen als essentiellen Erfolgsfaktor definiert: Ein intelligentes Adressmanagement, welches dazu dient die Kommunikation und den Dialog mit den Mitgliedern auf schriftlicher Ebene zu unterstützen.

Damit ein professionelles Adressmanagement aufgebaut werden kann, ist es nicht allein damit getan eine neue Adressverwaltungssoftware anzuschaffen. Zunächst gilt es vier grundsätzliche Fragen zu stellen, die den Beginn einer Neustrukturierung des Adressmanagements darstellen:

Weitere Fragen, die vielleicht trivial erscheinen, jedoch noch keine Selbstverständlichkeit in Verbänden sind:

Die vier Handlungsfelder des Adressmanagements
Struktur bekommt das Adressmanagement, wenn es aus vier unterschiedlichen Perspektiven betrachtet wird. Und zwar sind das die Prozess-, die Pflege-, die Verhaltens- und die Verarbeitungssichtweise.

Adresspflege
Beginnen wir zunächst mit der Adresspflege. Hier geht es darum, wie die Organisation der Adresspflege im Verband gemanagt wird. Dazu gehören die Art der Pflege: zentral oder dezentral; festgelegte Regeln, welche Mitarbeiter für das Einpflegen und das Aktualisieren von Adressen verantwortlich sind usw.

Prozesse
Es folgen die Prozesse: Sie beschreiben, wie Organisationsstrukturen der Mitglieder abgebildet werden; wie beim Anlegen und bei der Änderung einer Adresse vorgegangen wird, wer die Qualität von Adressen überprüft, wer Verteiler für die unterschiedlichsten Aktivitäten erstellen und wieder archivieren darf, wie Rückläufer zu behandeln sind, usw.

Software
Als nächstes wird die Adressverarbeitung durch eine Softwarelösung betrachtet: Es geht darum, wie eine Software - beispielsweise IVIS - dazu beiträgt, den Verband effizient in der Verwaltung seiner Adressen zu unterstützen. Die Software wird auf Basis der Adresspflege und der Prozesse konfiguriert. Dazu gehören beispielsweise die Merkmale, die eine vollständige Adresse haben soll, welche Rechte und Rollen Mitarbeiter in der Nutzung von Adressen besitzen dürfen, welche Felder in der Eingabemaske vorhanden sein sollen, wie die Dublettenprüfung abläuft usw.

Verhalten und Adresskultur
Zum Schluss stellt sich die Frage, welches Verhältnis ein Verband und seine Mitarbeiter zum Adressmanagement haben. Als Oberbegriff sprechen wir von der Adresskultur und meinen damit, wie das Verständnis und die Motivation zum Adressmanagement innerhalb des Verbandes ist. Hier spielen die Verbandskultur, die Verbandsart oder auch die Verbandsgröße eine Rolle. Auch die Interessen von Landes- und Hauptverband, die differieren können, wirken sich auf das Adressmanagement aus.

Struktur und Balance der Handlungsfelder schaffen den Erfolg
Werden diese vier Handlungsfelder des Adressmanagements in einem Verband konsequent berücksichtigt, findet eine systematische Adresspflege statt. Der Vorteil dieser von ECOPLAN entwickelten Strategie ist die langfristige Kostensenkung für das Adressmanagement, bei gleichzeitig steigenden Erfolgen. Durch die richtige Balance von Verhalten, Prozessen, Pflege und Software lassen sich nahezu optimale Bedingungen für ein nutzbringendes Adressmanagement schaffen.

Wie das ECOPLAN-Modell für ein strukturiertes Adressmanagement im Detail aussieht, stellen wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch vor. Vereinbaren Sie telefonisch einen Termin oder nehmen Sie per Formular Kontakt mit uns auf.